江西外语外贸职业学院档案补办流程（电子商务学院篇）

本次办理对象为江西外语外贸职业学院电子商务学院学生，档案补办需严格按照以下流程逐步操作，全程需携带齐全相关材料，注意细节规范，避免遗漏步骤影响办理进度。

一、前期准备材料（务必携带齐全，缺一不可）

1. 学信网备案表

2. 身份证复印件

3. 委托书

4. 毕业证复印件

5. 高中成绩查询表

6. 调档函（注意：档案仅可通过机要文件寄送，不可自行携带或其他方式寄送）

7. 代办人的身份证复印件（如本人办理，可忽略此项）

8. 1寸蓝底照片2张（建议多准备几张，以备不时之需）

二、具体办事流程（按顺序操作，建议优先上午办理）

第一步：启德楼3楼综合科盖章（情况说明+院校二级章）

1.  前往学校启德楼——该楼位于进大门后大钟楼的右侧，属于电子商务学院办公所在地；

2.  上至3楼综合科，找到坐在科室最后面的女老师（后续在岗老师性别可能变动，以实际在岗人员为准）；

3.  向老师说明来意，明确告知是来办理电子商务学院学生档案补办材料，提交准备好的学信网备案表等相关材料；

4.  老师会对学信网信息进行核验，核验无误后，为情况说明加盖院校二级章，完成第一步手续。

第二步：大钟楼2楼教务处227室办理学籍表

1.  从启德楼前往大钟楼（信息大楼），上至2楼，找到227号房间，联系熊老师办理学籍表；

2.  办理学籍表可能需要等待约半小时，若熊老师告知需等待，可向老师说明“先去启诚楼办理档案登记表手续”，并留下自己的联系电话，方便老师后续联系；

3.  暂时离开教务处，前往启诚楼办理后续手续，注意保持手机畅通，等待熊老师电话通知。

第三步：启诚楼2楼213-214室填写档案相关表格

1.  启诚楼位于电子商务学院（启德楼）正对面，属于国际商务学院办公区域；

2.  上至2楼，找到213-214房间，联系邓老师——该老师为戴眼镜的女老师；

3.  向邓老师说明来意，领取并填写《高等学校毕业生登记表》和《江西外语外贸职业学院学生基本情况表》；

4.  注意：表格内容繁多，且严禁写错字，需耐心、仔细填写，避免因填写错误返工，耽误办理时间。

第四步：领取学籍表，继续完善表格填写

1.  若接到熊老师的电话，需立即前往大钟楼2楼227室领取学籍表，往返路程最多10分钟，避免让老师久等；

2.  领取学籍表后，返回启诚楼213-214室，继续完成表格填写工作，确保所有内容填写完整、准确。

第五步：加盖相关印章（学院章+学校章）

1.  表格填写完毕后，交由邓老师审核，审核通过后，邓老师会在《高等学校毕业生登记表》最后一页的“学院意见”和“学校意见”栏，加盖“准予毕业”字样印章；

2.  携带加盖“准予毕业”印章的表格，再次前往启德楼3楼综合科，找到之前办理情况说明的女老师，加盖学院相关印章；

3.  印章加盖完毕后，前往大钟楼2楼218室（位于教务处左侧），找到第一个桌子的老师，加盖学校相关印章，完成所有印章办理。

第六步：启诚楼办理后续登记及缴费

1.  加盖完所有印章后，返回启诚楼2楼213-214室，找邓老师办理其他登记相关手续；

2.  缴纳相关费用，具体如下：

14元EMS邮费（机要文件寄送费用）：扫描老师个人支付宝缴纳，缴纳时需备注“学生姓名+联系电话”，避免混淆；

10元档案整理费：通过学校专用机器扫码缴纳，扫码后会显示学校官方名称，确认无误后再进行支付。

第七步：领取单号及后续跟进

1.  缴费完成后，向邓老师索要机要文件单号，方便后续查询档案寄送进度；

2.  部分手续可能需要等待较长时间，若不愿现场等待，可留下自己的联系电话，第二天主动打电话向邓老师咨询办理进度，确认所有手续全部办结。

三、注意事项

所有材料需提前准备齐全，避免因材料缺失往返奔波，影响办理效率；

表格填写需严谨，严禁涂改、错字，若填写错误需及时向老师说明，更换新表格重新填写；

建议全程优先上午办理，上午办事效率较高，可减少等待时间，尽量在上午完成表格填写、印章办理等核心环节；

办理过程中，手机需保持畅通，尤其是等待熊老师通知领取学籍表时，避免错过电话；

档案仅可通过机要文件寄送，不可选择其他寄送方式，否则将影响档案有效性；

缴纳费用时，需仔细核对收款方信息，确保备注信息完整，避免缴费错误；

后续若有疑问，可联系对应环节的老师咨询，确保所有手续规范办结。